Aprovechar el Tiempo


Aprovechar el Tiempo
Tienes tal desorden en ti, que crearás tu propio infierno.
 Walter Starkie

 
•           No dejarse llevar por la corriente
•           Aprender a organizarse
•           Aprender a decir «no».

No dejarse llevar por la corriente
 
E. M. Gray escribió hace unos años un ensayo bastante famoso, que tituló The Common Denominator of Success: El común denominador del éxito. Lo hizo después de dedicar muchotiempo a estudiar qué era lo común a las personas que tenían éxito en su trabajo y, más en general, en el resultado global de su vida.
 
Curiosamente, su conclusión no situaba la clave en trabajar mucho, ni en tener suerte, ni en saber relacionarse (aun siendo todas estas cuestiones muy importantes), sino en otra cosa.
 
Las personas con éxito
han adquirido la costumbre
de hacer cosas que a quienes
fracasan no les gusta hacer.
 
Hay muchas cosas que no les apetece en absoluto hacer, pero subordinan ese disgusto a un propósito de mayor importancia. Saben educar su carácter de modo que sus intereses y sus actos dependan de los valores que guían su vida y no del impulso o el deseo del momento.
 
Cualquier persona, sea un estudiante universitario o una profesora de un instituto, un médico o una juez, un empleado de la industria o una ejecutiva de una multinacional, en todo caso, en su vida tiene planteado un reto importante en cuanto a su capacidad de organizarse.
 
Para una persona con un mínimo de inquietudes en la vida (y supongo que será tu caso si has tenido paciencia para llegar hasta este punto del libro), el reto no es ocupar el tiempo, ni siquiera hacer muchas cosas, sino hacer rendir con acierto el tiempo de que disponemos.
 
No se trata simplemente de
lograr hacer muchas más cosas,
sino hacer las que pensamos
que estamos llamados a hacer.
 
Se trata de establecer una juiciosa distribución de nuestro tiempo que nos permita alcanzar una alta efectividad en el trabajo y, a la vez, un uso equilibrado del resto del tiempo, en el que tenga cabida la familia, las amistades, la propia formación, la atención de otras obligaciones, etc.
 
Se trata de vivir a conciencia la vida, de manera que no lleguemos a la muerte y descubramos entonces que apenas lo hemos logrado. Salir de la monotonía o la mediocridad, sacar a la vida todo su partido. Porque cuando se es joven, es fácil tener la impresión de que la vida todavía no ha comenzado realmente, que la parte decisiva de la vida, aquella que requiere un serio esfuerzo para encauzarla bien, empezará quizá la semana que viene, o el mes que viene, o después de las vacaciones, o el año que viene, pero siempre en otro momento. Lo malo es que, si uno se descuida, un buen día te encuentras, de repente, con que el tiempo se ha pasado y la vida no ha ido por donde debía.
 
 Aprender a organizarse
 
Siguiendo el esquema propuesto por Stephen Covey, pueden distinguirse cuatro fases o generaciones en cuanto al modo de administrar el tiempo.
 
Una primera generación son aquellos que elaboran listas de tareas pendientes. Con ellas toman conciencia de lo que les queda por hacer, lo van abordando cuanto antes pueden, y van tachando, lo que siempre proporciona una sensación gratificante. Esto, no cabe duda, es ya bastante más de lo que son capaces de llegar a hacer muchos. Sin embargo, es aún un esquema de organización muy pobre, puesto que la mayoría de las veces la distribución del tiempo viene impuesta externamente por la mera sucesión de los acontecimientos.
 
Pertenecen a la segunda generación aquellos que intentan mirar un poco más adelante, y se programan mediante el uso de la agenda: van anotando acontecimientos, compromisos y proyectos de actividad futura, en la medida en que su tiempo les permite darles cabida. Su anticipación les confiere una mejor organización, pero aún rudimentaria, puesto que así no pueden valorar debidamente las prioridades: son simples distribuidores de tiempo.
 
La tercera generación suma a las dos precedentes la idea básica de establecer prioridades. Se centra en la necesidad de fijarse unos objetivos, con sus correspondientes plazos, y de acuerdo con ellos se prepara una planificación diaria que alcance la mayor eficiencia. Este planteamiento supone un gran avance respecto a la segunda generación.
 
La clave no es dar prioridad
a lo que está en la agenda,
sino ordenar la agenda
con arreglo a las prioridades.
 
Sin embargo, centrarse en la simple eficiencia en la programación y el control del tiempo tiene a menudo efectos contraproducentes. Por ejemplo, es frecuente que dificulte la necesaria liberalidad y espontaneidad en el modo de organizarse, y que en consecuencia se resienta el desarrollo de las relaciones humanas, que son tan importantes y enriquecedoras. Por esa razón, cabe pensar en una cuarta generación, que da aún un paso más: por decirlo de una manera poco académica: en vez de organizar el tiempo, procurar organizarse a uno mismo.
 
Hay tareas que, por su naturaleza, necesitan una atención inmediata. Son urgentes. Actúan sobre nosotros de forma imperiosa. El timbre del teléfono, por ejemplo, es urgente, reclama una atención inmediata. Suelen ser tareas cercanas, que dan impresión de actividad, entretenidas. Lo malo es que muchas veces carecen de importancia y nos desorganizan.
 
Ante lo urgente, reaccionamos;
ante lo importante, no siempre.
 
Las cuestiones importantes pero no urgentes requieren más iniciativa, más esfuerzo, más reflexión personal, y es fundamental centrar en ellas la organización personal.
 
Hemos de actuar creativamente,
no simplemente
reaccionar ante lo que ocurre.
 
De lo contrario, nuestra vida se verá desviada con mucha frecuencia hacia lo urgente no importante, pues, curiosamente, las tareas más entretenidas y que más nos reclaman son precisamente esas, las urgentes pero no importantes.
 
—Pero habrá también muchas otras tareas que son urgentes e importantes a la vez, supongo.
 
En efecto. Para mayor claridad, las tareas que una persona puede hacer se podrían distribuir en cuatro cuadrantes, según su grado de urgencia e importancia:
 
Más urgentes
Menos urgentes
 
 Más importantes
            I. IMPORTANTESY URGENTES
            II. IMPORTANTES NO URGENTES
 
Menos importantes
            III. NO IMPORTANTES Y URGENTES
            IV. NO IMPORTANTES NI URGENTES
 
Está claro que las tareas no se dividen de modo tajante en importantes y no importantes, sino que hay una gradación, pero, para entendernos, consideramos que todas pudieran clasificarse dentro de estos cuatro cuadrantes.
 
En un día cualquiera de la mayoría de las personas, suele haber bastantes tareas del cuadrante I, o sea, urgentes y que además tienen importancia.
 
Me imagino que las personas que tengan grandes responsabilidades estarán todo el día atendiendo cosas urgentes e importantes, y aún le quedarán muchas para el día siguiente.
 
Si lo analizamos con detalle, veremos que no debería ser así. Precisamente por sus grandes responsabilidades es más importante que se organicen de modo que esas tareas urgentes e importantes no llenen su día por entero.
 
Si una persona dedica todo el día solamente a cosas del cuadrante I (urgentes e importantes), nunca dedicará nada de tiempo al II (a lo importante pero no urgente). Y funcionando así, será difícil que organice su vida adecuadamente, porque irá a remolque de los mil pequeños problemas urgentes e importantes que le surgirán cada día y no dispondrá del sosiego necesario para acometer otras muchas cuestiones también importantes pero menos acuciantes, que quedarán habitualmente sin hacer.
 
Lo urgente e importante consume y agota la vida de muchas personas: listas interminables de cosas pendientes, constantes crisis menores que sólo ellos pueden atender, frecuentes interrupciones y retrasos que le impiden atender debidamente sus obligaciones, etc.
Cuando uno centra su vida en el cuadrante I (en lo urgente e importante), ese cuadrante va creciendo cada vez más, hasta que nos domina por completo.
 
Así se genera estrés, sensación de crisis continua, de estar siempre apagando incendios. Es como hacer frente a un oleaje fuerte y prolongado. Llega una ola, un problema importante y urgente, y lo intentamos resolver, y quizá lo logramos, o quizá nos deja tendido en la arena. Se pone uno de nuevo en pie, y llega otra ola, que vuelve a golpearnos, y así una vez y otra, sin que podamos retirarnos un momento para pensar qué queremos hacer, adónde queremos ir, o cómo podemos hacer frente con eficacia a lo no inmediato (porque el problema es que resulta difícil pensar en nada que no sea la siguiente ola).
 
Además, otro inconveniente es que esos asiduos ocupantes del cuadrante I, que son literalmente vapuleados por los continuos problemas de cada día, con frecuencia buscan alivio huyendo hacia actividades del cuadrante III (urgentes pero no importantes), o incluso –con más facilidad de lo que parece– hacia el cálido y acogedor cuadrante IV, refugiándose en tareas que no son ni urgentes ni importantes. Por eso es necesario pensar en cómo nos organizamos.
 
Más que orientarse hacia los problemas,
es preciso tomar la iniciativa
y dirigirse hacia las oportunidades,
no dejarse organizar por los problemas.
 
De esta manera, se puede reducir el tamaño del cuadrante I, o sea, disminuir el número de tareas urgentes e importantes de cada día, de modo que éstas puedan atenderse bien, pero dedicando suficientes energías al cuadrante II (el de lo importante no urgente), que ha de ser el espacio más amplio en una persona debidamente organizada.
 
—Me parece que se trata de algo difícil de planificar, y también difícil de llevar a la práctica.
 
Avanzar en el modo de organizar el tiempo es efectivamente un reto tan difícil como importante. Y  para muchas personas, un terreno tan inexplorado que, sólo con tener una cierta preocupación por avanzar en él y reflexionar de vez en cuando sobre qué camino tomar, sólo con eso, podrían lograr mejoras sorprendentes.
 
De lo contrario, uno se puede pasar la vida corriendo de un lado a otro, hablando por teléfono  compulsivamente, debatiéndose entre cientos de gestiones inaplazables y multitud de reuniones interminables, intentando hacer más cosas de las que razonablemente somos capaces, y, encima, después de tanta fatiga, fracasar estrepitosamente. Y quizá entonces viéramos que podríamos haberlo evitado con sólo hacernos unas cuantas consideraciones básicas sobre el modo de organizarnos.
 
En resumen, corremos el grave peligro de dejar de hacer muchas cosas, aun siendo muy importantes para nosotros, por el sencillo hecho de que no reclaman de modo imperioso nuestra atención.
 
 Aprender a decir «no»
 
—Entonces, si uno está agobiado por cosas urgentes e importantes (con el cuadrante I muy lleno, según esa terminología), ¿cómo puede sacar tiempo para esas cosas que no apremian tanto pero que son también importantes (las del cuadrante II)?
 
Al principio habrá que seguir atendiendo las numerosas actividades urgentes e importantes del cuadrante I, pues estamos inmersos en ellas y no podemos dejarlas sin más. En esa situación, el tiempo necesario para el cuadrante II se puede obtener sacándolo fundamentalmente de los cuadrantes III y IV.
 
Luego, a medida que consigamos tiempo para trabajar en el cuadrante II, estaremos mejor organizados y empezará a disminuir el cuadrante I. Así irá aumentando el rendimiento del tiempo, pues le daremos un uso más efectivo.
 
— ¿Entonces, la clave está en identificar cuáles son esas tareas no importantes (o sea, los cuadrantes III y IV), para sacar de ahí tiempo?
 
Es una de las claves, sin duda. En las personas más perezosas, será el cuadrante IV (aquello que no es ni urgente ni importante) la principal fuente de pérdidas de tiempo. En las personas más activas pero mal organizadas, será el cuadrante III (el de lo urgente no importante) el que más llene sus vidas y en el que habrá que entrar con decisión.
 
Hay que aprender a decir no
a esas actividades que
nos urgen frecuentemente
pero que no debemos acometer.
 
Hace algún tiempo, un antiguo compañero mío me contaba, sin disimular su angustia, que en su empresa le habían encomendado una nueva tarea de considerable responsabilidad. Viajaba muchísimo, tenía un horario agotador y estaba bastante estresado, aunque, eso sí, había aumentado sensiblemente sus ingresos.
 
«Lo malo –me decía– es que en realidad yo no deseaba ese nombramiento. Sabía que me supondría unas obligaciones que difícilmente podría atender con el tiempo de que dispongo.
Además, me está apartando de la línea de trabajo que me había marcado hace años y, por si fuera poco, no me deja atender bien a mi familia. Cada día tengo más problemas, pero ahora me resulta muy difícil dejarlo, tenía que haberlo pensado antes.
 
»Y lo realmente triste es que sabía que esto me iba a pasar. Cuando me lo propusieron, lo pensé, pero me sentía presionado. Puse algunas excusas, me fueron convenciendo, intenté retrasarlo, puse algunas condiciones que estaba seguro que no aceptarían, pero las aceptaron, y al final ya me daba reparo echarme atrás.
 
»Lo mío ha sido tan sencillo y tan triste como esto: no supe decir no. Después he sabido que también habían ofrecido este cargo a otro compañero mío, y que en su caso la conversación no duró más allá de un minuto. Les dijo que lo agradecía muchísimo, que se sentía muy honrado por esa elección, pero que tenía serias razones para no aceptarlo.
 
»Es curioso, no sabía yo los líos en que uno puede meterse por no saber contestar en el momento oportuno con un atento y cortés “lo siento muchísimo, pero NO”. Ha sido un auténtico calvario que podría haber evitado con sólo superar una situación un poco violenta durante unos minutos».
 
En realidad, toda persona está diciendo constantemente no a algo. Lo malo es que si no lo dice a las cosas que nos acosan invasivamente pero que no debemos hacer, probablemente lo esté diciendo a cosas mucho más fundamentales pero que no reclaman su atención.
 
—Pero habrá personas cuyo problema no sea que les cueste decir no, sino al revés: siempre dicen que no, siempre llevan la contraria, parece como si les costara sangre manifestar acuerdo o asentir a algo.
 
Por supuesto, cada uno tiene que ver por qué lado va su problema (y que en unos ámbitos de su vida puede ser distinto que en otros). Cada día decimos sí o no a muchísimas cosas. La esencia de una buena organización personal está precisamente en saber discernir en cada caso si debemos decir sí o no, y nuestro error puede provenir de establecer mal las prioridades, de prever mal su puesta en práctica o de una falta de suficiente disciplina personal para atenernos a ellas.
 
La mayor parte de las personas piensan que su problema suele estar en esa última razón, en que les falta constancia y disciplina para llevar a cabo lo que repetidamente se han propuesto.
Sin embargo, si lo analizaran con más profundidad, es probable que advirtieran que su principal problema no es de autodisciplina, sino que está antes, en que no tienen unas prioridades  suficientemente claras y desarrolladas. El modo en que cada uno organiza su tiempo es consecuencia del modo en que cada uno ve sus prioridades. Para decir no al reclamo del entretenido cuadrante III, o al cálido y adormecedor cuadrante IV, hace falta tener las ideas muy claras en la cabeza, no sólo una gran fuerza de voluntad.


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